Има специфичност на обучението, когато се касае персонала, така че ще предоставя информация и по този въпрос.
Въпреки че в света като цяло се наблюдава все по – голям интерес към проблематиката, свързана с обучението на персонала в организацията, за една част от българските работодатели тази дейност не заема необходимото място в инициативите по управление на човешките ресурси. Факторите за това състояние могат да се търсят в различни посоки, но една част от тях се свързват с недостатъчната икономическа подготовка на част от ръководителите в организациите.
Според Татяна Христова* ( *”Mениджмънт на човешките ресурси”, Татяна Христова, изд. Princeps 1996) дейността по обучението на персонала е една от най-практикуваните в българските предприятия, но погрешна в нея е самата философия на обучение, обучение, просто защото се прави навсякаде и от всички, а може би и защото има заделени парични фондове. Пак според нея беда е и това, че персонала подценява факта, че трябва да се учи в предприятието как да бъде ефективен и полезен. Първо работниците и служителите мислят, че учебното заведение ги е подготвило за предстоящата работа и второ – те мислят, че самият опит и при това собственият им опит ще ги научи най-добре.
Осъзнаването на описаните от Татяна Христова слабости на обучението води до правилното отношение към обучението на персонала.
Организациите следва да инвестират пари в професионалното образование на своите служители – за семинари, лекции, организирано обучение на работното място и други, защото за тях обучението на персонала е инвестиция в човешкия капитал, която се изплаща под формата на подобрената работа на персонала като резултат от намалените недостатъци в знанията, уменията и нагласите на работещите в организацията.
Необходимостта от обучението на персонала в организацията се обуславя и от редица други причини, като например скоростно навлизане на нови техники и технологии, за работа с които съответните работници и служители трябва да бъдат допълнително обучени, не е за подценяване и постоянно увеличаващата се конкуренция между самите организации, която налага на всички тях да се влагат средства в търсене на начини да оптимизират качеството, скоростта и други характеристики на работата на своите работници и служители посредством усъвършенстването на техните знания, умения и нагласи.
Дейността по обучението на персонала в България все още не се осъзнава от българските организации в точно онези аспекти, които правят тази дейност полезна и следователно значима за организациите от високоразвитите държави.
Според Татяна Христова* (*”Mениджмънт на човешките ресурси”, Татяна Христова, изд. Princeps 1996) целта на обучението в съвременните организации е промяна в поведението на персонала, така че да се изпълняват стандартите и да се постигат желаните резулатати. И тъй като стандартите са подвижни и отразява стремежа на организацията към по- високо качество, то и обучението е един продължителен процес. Задължителна при обучението е мотивацията на персонала. Преди да започне обучението, хората трябва да знаят, защто им е необходимо да се обучават, те трябва сами да сравняват оценката за пригодността си със стандарта на тяхното работно място, с очакванията, които организацията има за тях като сътрудници.
Според Маргарита Атанасова ( Маргарита Атанасова, "Подбор и обучение на персонал”, издателство "Тракия – М”, София, 1997 г.) в резултат на обучението на персонал без доброто познаване и използване на препоръчителните методи и процедури, които управленската наука предлага, ставаме свидетели на смешни (за страничните наблюдатели, които не са засегнати по никакъв начин от съответния случай) и на тъжни (от гледна точка на тези, които плащат със своето време и ресурси) примери на квалификационни курсове, от които има една единствена полза – показват на практика как не бива да се прави обучение на персонала.
Това се дължи главно на липсата на подготвен управленски персонал, който познава и осъзнава ролята на подбора и обучението като средство за реализация на целите на организацията. Увеличаването на броя на малките предприятия, където по традиция дейностите по подбора и обучението не са сред приоритетите на работодателя, също може да се разглежда като потенциална бариера пред навлизането на съвременни методи и процедури в тази област.
Но редом с това трябва да се отбележи и нарастването на изискванията към качеството на предлаганите продукти и услуги, което зависи във висока степен от осигуряването на компетентни кадри; навлизането на големи и световноизвестни чуждестранни инвеститори, които обикновено пренасят системата за управление на човешките ресурси от компанията майка; активизиране на консултантските организации (държавни и частни), които предлагат широка гама от специализирани услуги по обучение – всичките тези елементи оказват благоприятно влияние върху дейността по обучение на персонала в организациите в България.
Относно това какво всъщност представлява обучението на персонала в организацията различните автори го представят най – общо като системен процес, обучението на персонала се провежда по инициатива на работодателя (организацията), обучението на персонала води до по – добро трудово представяне на заетите, доколкото то е насочено към усъвършенстването и обогатяването на знанията, уменията и нагласите на работниците и служителите.
Знанията, уменията и нагласите могат да се дефинират по следния начин :
Знанията – това е наборът от теоретичната информация, с която даденият работник или служител трябва да разполага, за да осъществява въпросната трудова дейност. В процеса на изпълнението на въпросната трудова дейност може да възникне необходимост от допълване, обогатяване на тази информация с нови данни. Може организацията да реши да въведе нови машини, което да изисква работниците и служителите да бъдат обучени да работят с тях, доколкото това би струвало на организацията много по – малко средства и време, отколкото набирането и подбора на нови работници и служители, които да разполагат с необходимата за работа с новите машини информация.
Уменията са всичките онези дейности, които работникът или служителят трябва да могат да извършват на практика, за да осъществят трудовите си задачи. Те са практическата страна на знанията и в това си качество са не по – малко важни за нея. Желателно е знанията и уменията да бъдат във възможно най – добър синхрон у конкретния работник или служител. Ето защо най – добрата схема за обучение е когато теорията и практиката (знанията и уменията) достигат до обучавания почти едновременно.
Нагласите обхващат отношението, което работникът или служителят има към своите трудови задачи и към хората, с които се среща при тяхното изпълнение. Не е добре за организацията да подценява този момент, защото ако работникът или служителят имат отрицателно отношение към своите трудови задачи, си го изкарват на хората около себе си, в случаите, когато това е породено от действията или пък от пропуски в действията на самата организация, това означава загуба за организацията. Дори въпросният работник или служител да бъде сменен с друг, следващият ще се сблъска със същите проблеми, както предишния (например прекият му началник систематично отказва да му предоставя необходимата за изпълнението на трудовата му дейност информация) и ще реагира по същия начин на тях, както и предишния работник (служител) – ще дава ниски трудови резултати. В посочения пример едно обучение на прекия началник ще промени нагласата му към въпросите на служителите към него и те ще го възприемат по – добре, а едно обучение на съответните работници и служители ще запълни празнините в техните познания за извършваната работа – така ще бъде постигнато съществено и трайно намаляване на напрежението в работната обстановка, което ще доведе до удовлетвореност в труда, а оттам и до промяна съответно на цялостната нагласа към труда. За организацията това означава по – добра производителност, по – качествена работа, което при равни други условия ще и донесе по – голям имидж и увеличение на печалбата.
С оглед на всичко изброено до тук може да се обобщи, че обучението на персонала е един от основните фактори, които имат най – пряко въздействие върху подобряването и усъвършенстването на трудовото представяне на работниците и служителите в организацията, осъществявано посредством обогатяване на техните знания, умения и нагласи, така че тяхното трудово представяне да стане по – добро и качествено в сравнение с времето преди момента на провеждане на обучението.
Самото обучение на персонала се разглежда като съвкупност от няколко относително обособени и взаимосвързани дейности, които според проф. д-р. ик. н. Димитър Шопов ("Наръчник по управление на човешките ресурси”, Димитър Шопов, ИК "Труд и Право”, София, 2002 г ) са:
1. Определяне на нуждите от обучение
2. Проектиране, организиране и оценяване на програми за обучение
3. Оценяване на ефективността на обучението
1. По отношение на първия етап – определянето на нуждите от обучение е важно да се отбележи, че той е основополагащ, доколкото самото обучение на персонала няма да има абсолютно никакъв смисъл, ако не е насочено не само към конкретните нужди на организацията, но и към конкретните нужди на работещите в нея точно определени (а не произволно избрани) работници и служители.
За да се определят действителните нужди за организацията от обучение на персонала в нея, според Маргарита Атанасова ("Подбор и обучение на персонал”, Маргарита Атанасова; издателство "Тракия – М”, София, 1997 г.) е необходимо да се намери разликата между действителното и желаното състояние на знанията, уменията и нагласите на заетите в организацията.
Маргарита Атанасова не разглежда като абстрактни категории желателното и действителното и действителното състояние на знанията, уменията и нагласите на заетите в една организация. Желателното и действителното им състояние се проявяват в определено равнище на трудовото представяне – трудови резултати и поведение при изпълнение на съответните трудови задачи. Поради това нуждите от обучение се дефинират като разлика между желаното и действителното равнище на трудовото представяне на заетите, която е обусловена от недостатъци в техните знания, умения и нагласи. Способностите на кадрите обаче са само един от факторите, които влияят върху равнището на трудовото представяне на работниците и служителите, наред с редица други, като например организацията на производството и труда, мотивацията, техническата база и други. Следователно така дефинираните по – горе пропуски в знанията, уменията и нагласите на заетите са само една от възможните причини за отклоненията между действителното и желаното равнище на трудовото представяне и това трябва да се има предвид при определяне на нуждите от обучение.
Едва когато са налице открити и доказани проблеми в трудовото представяне на заетите трябва да се говори за нужди от обучение, т.е. нуждите от обучение се определят след точно определени анализи, които да докажат, че именно пропуските в знанията, уменията и нагласите са причина за различията между желаното и действителното равнище на трудовото представяне. Когато тези различия са причинени от недостатъци в организацията на труда и производството, в системата за стимулиране или други компоненти от управлението на организацията, е необходимо да се прецени дали и доколко обучението на персонала би повишило равнището на трудовото представяне на заетите.
Задълбоченият анализ на нуждите от обучение разкрива редица проблеми, които трябва да бъдат решени от организацията преди и/или в процеса на обучение и се извършва на няколко равнища.
В процеса на анализа на организационно равнище се използват разнообразни методи за събиране и анализ на информацията, проучване на планови и отчетни документи, интервюта, анкети, наблюдение, изследване на организационния климат и проучване на мнението на заетите в организацията.
Добре е да се имат предвид следните основни изисквания към приложението на тези методи :
-Тези методи трябва да осигуряват активното участие на мениджърите, работниците и служителите в организацията. Мениджърите при равни други условия са добре ориентирани в трудовото представяне на заетите в съответното структурно звено и могат евентуално да дадат информация за възможностите чрез обучение да се преодолеят евентуални проблеми. Разбира се, не е коректно да се определят нуждите и целите на обучението без активното използване на мнението и на изпълнителския състав. Пример в това отношение е анкетата за проучване на мнението на работниците и служителите за способностите на техните преки ръководители.
При обработването на получената информация трябва да се има предвид, че тя в определена степен отразява личните интереси и способности на работниците и служителите.
- Прилаганите методи за събиране на информация трябва да са съобразени с времето, с което се разполага за проучване на нуждите от обучение
- Прилаганите методи за събиране на информация са икономични от гледна точка на разходите на материали, човешки и парични ресурси
- Прилаганите методи за събиране на информация трябва да са насочени към осигуряване на количествени и качествени данни за съответните процеси
- Прилаганите методи за събиране на информация трябва да бъдат съобразени с особеностите на персонала в организацията
Анализ на равнище длъжност/функция – той представя стандартните изисквания към трудовото представяне и към способностите на изпълнителите – какво трябва да правят, какви знания, умения и нагласи трябва да притежават и има за цел да определи какви са изискванията за успешно изпълнение на длъжността/функцията : количествени и качествени стандарти за успешно трудово представяне в рамките на определена длъжност и изисквания към знанията, уменията и нагласите на изпълнителя.
Тук се проучва информация за съдържанието на трудовите задачи, за необходимите качества на изпълнителя, за нормите и стандартите на трудовото поведение и представяне и като краен резултат се определя какво е желаното равнище на трудовото представяне и какви са изискванията към знанията, уменията и нагласите на изпълнителите, като за целта се използва информация от разнообразни източници.
Анализът на длъжността/функцията според Маргарита Атанасова трябва да обхваща следните елементи:
- проучване на основните цели, задачи и отговорности на длъжността; изисквания към знанията, уменията и нагласите на изпълнителя. Тази информация се събира чрез проучване на наличната длъжностна характеристика, интервюта и наблюдения
- описание и групиране на основните трудови задачи в длъжността – описват се и се групират основните трудови задачи, които съставляват длъжността
- анализ на трудовите задачи – системен анализ на изискваното трудово поведение при изпълняване на трудовите задачи, като чрез система от процедури, стъпка по стъпка се описва изпълнението на трудовата задача
- анализ на знанията, уменията и нагласите, които са необходими за успешното изпълнение на длъжността.
Тъй като анализът на длъжността е трудоемък и продължителен процес, то в теорията и практиката се препоръчва предварителен подбор на трудовите задачи, които се анализират.
Анализ на равнище изпълнител/индивид – въпросният анализ дава информация за действителното равнище на трудовото представяне и способностите на изпълнителите – какви са техните действителни трудови постижения и какви са техните действителни знания, умения и нагласи.
Анализът на индивидуално равнище показва кой има нужда от обучение и кои знания, умения и нагласи трябва да се усъвършенстват. За да се стигне до този момент обаче трябва да има достатъчно информация от предишните две равнища на анализа – организационно и длъжностно.
Въз основа на определените до този момент нужди от обучение на персонала в организацията, организацията трябва да определи и целите на обучението, схващани като конкретизиращи нуждите и определящи какви трябва да бъдат знанията, уменията и нагласите на обучаваните в края на обучението, като се набляга на факта, че добре формулираната цел на обучението включва информация за това :
- какво поведение трябва да се постигне от участника в обучението в края на обучението;
- какви са критериите, които доказват, че това поведение е достигнато;
- при какви условия се очаква да се прояви това поведение.
За организацията е важно да определи правилно целите на обучението, за да може след това да подбере най – подходящите методи за обучение, имайки предвид кои елементи в знанията, уменията и нагласите трябва да се усъвършенстват, да определи конкретните задачи както пред участниците в обучението, така и пред преподавателя и да оцени ефективността на проведеното обучение в последствие.
С това приключва първият етап, а именно определяне на нуждите от обучение.
2. По отношение на втория етап – проектирането и организирането на програми за обучение – важността му за организацията се изразява в това, че тук се посочва какви конкретни обучаващи дейности ще се провеждат, в кой период, с каква продължителност, с какви ресурси, кои работници и служители ще участват и какви са конкретните отговорности на мениджърите и специалистите по обучение на персонала.
За да се конкретизира всичко това, се осъществяват редица дейности, които могат да се систематизират в пет основни групи , тясно свързани помежду си.
1. Определяне на основните характеристики на обучаваните
Тъй, като обучението е насочено към обучаваните и се прави не само за организацията, т.е. за да й донесе конкретни ползи, а и за конкретните работници и служители – без обучението да е съобразено с техните особености, като например образователно равнище, трудов опит, място в организационно – управленската структура, възраст, нагласа за учене и т.н., е невъзможно да бъде проведено качествено обучение и следователно е необходимо обучението да бъде съобразено с изброените по – горе особености на обучаваните.
Не е без значение какво е образователното равнище и трудовият опит на участниците в обучението, когато се структурира учебният материал, защото е свързано с техните знания, умения и интелектуален капацитет, а с това се предопределят и техните предпочитания към начина на поднасяне на учебния материал. Така например обучаваните с високо образователно или квалификационно равнище предпочитат, когато им дават допълнителни практически и/или теоретически разяснения върху позната материя, това да става с по – висока скорост. Но пък що се отнася до едни принципно нови за организацията хора е желателно да се наложи по – бавен темп на преподаване. Различен подход на обучение трябва да има и ако участниците са високо в организационно – управленската структура, тъй като те по – трудно определят време на обучение, по - не са склонни да приемат безрезервно ролята на обучавани, защото се страхуват, че имат слабости в подготовката си или пък защото познават или считат че познават много добре практическите проблеми на организацията (те имат относително висока образователна и квалификационна подготовка). По – възрастните участници, които имат по – голям трудов опит предполагат по – широко приложение на активни методи за формиране на нови знания, умения и нагласи в сравнение с по – младите работници. Отношението и нагласата към обучението също са от особено значение – работниците и служителите, които са настроени положително към обучението, ще дават много по – добри резултати, отколкото онези работници и служители, които са били настроени отрицателно.
2. Формиране и структуриране на съдържанието на учебния материал
Целите, които си поставя обучението, са онова нещо, което е определящо при формиране то и структурирането на учебния материал.
Съществуват най – различни по обхват и като акцент обучаващи програми, но като цяло съдържанието на учебния материал във всяка програма се структурира по методически единици, които имат логическа връзка помежду си и са насочени към постигане на целите на обучението.
3. Подбор на подходящи методи за обучение
Методите за обучение се определят в пряка връзка от съдържанието на учебния материал и се разделят основно на две групи:
1) Методи за обучение без откъсване от работа – както показва тяхното наименование, при тях работникът/служителят се обучава в процеса на своята трудова дейност. Те биват :
а) инструктиране – то се осъществява от прекия ръководител или от опитен работник, който периодично инструктира и съветва обучавания. Този метод често се съчетава с друг широко използван метод за обучение без откъсване от работата – демонстрирането
б) демонстриране – практическо представяне на това, как трябва да бъде извършена трудовата дейност
в) наставничество – а) и б) се използват широко при приложението на този метод за обучение. Наставникът обикновено е по – опитен, понякога и по – възрастен работник, който осигурява съвети и помощ на обучавания за по – продължителен период. Чрез този метод се постигат някои полезни ефекти. Например работникът (служителят) при нужда получава необходимата за изпълнението на трудовата му дейност информация, наставникът може да подпомогне трудовата кариера на обучавания, обучаваният е по – мотивиран, по настроен за работа в дадената организация, включително в по – продължителен аспект. Обаче, за да се прилага успешно този метод е необходимо наставникът да има детайлно разбиране за поведението на обучавания, да е в състояние да взима правилни решения относно коригирането на някои от неговите аспекти и други, които не винаги са в обсега на компетентността на наставника
г) ротация на трудовите задачи и длъжности – обучаваният периодично сменя своето работно място и трудови задължения за няколко дена или седмици, като по този начин усвоява нови знания, умения и се повишават възможностите за взаимна заменяемост в работата, когато това е необходимо
д) обогатяване и разширяване на трудовите задължения – възлагане на нови трудови задачи, увеличаване на самостоятелността и отговорността – всичко това води до създаването на възможности обучаваният да научи повече за съответната длъжност, за структурното звено и за организацията като цяло.
Според Маргарита Атанасова широкото приложение на методите за обучение без откъсване от работата се дължи преди всичко на техните предимства в следните отношения :
- обучението се осъществява в реална работна среда и не изисква специално оборудване или условия
- обучаваният получава инструкции и съвети от опитен работник, който е изпълнявал успешно съответната длъжност
- обучението е относително евтино и лесно за организиране
- активното взаимодействие в процеса на обучението съдейства за изграждане на добри взаимоотношения между обучаван и обучаващ, които в повечето случаи са членове на един работен екип
Разбира се, този метод на обучение има и своите недостатъци :
- обучаващия може да изпълнява перфектно съответната длъжност, но да не умее да преподава своите знания и умения
- може да не е мотивиран да обучава
- може да няма време да обучава и да пропуска важни елементи на обучението
- работникът и обучаващият може да не се харесат и това да попречи на обучението
2) Методи за обучение с откъсване от работа – при тези методи работникът (служителят) се обучават като се откъсват от работата чрез лекции, дискусии и др. Най – известните съвременни методи за обучение с откъсване от работата в това отношение са :
а) мултимедийното интерактивно обучение – успоредно с развитието на компютърната техника и технология този вид обучение става все по – популярно. В удобно за него време и място, чрез програмирани инструкции обучаваният овладява последователно определени части от знания и умения по дадена проблематика. Като евентуален недостатък на това обучение може да се определи факта, че за създаването на подходящи продукти за него се изисква много време, а и самите продукти са относително скъпи. Изследванията показват, че за осигуряване на един такъв час обучение от този вид са необходими 300 часа предварителна подготвителна работа. Обаче независимо от това проучванията показват, че тази техника за обучаване все повече се предпочита от организациите.
б) изследване на практически ситуации – този метод на обучение е създаден към края на 20 –те години на ХХ век. Той се свързва с активните методи за преподаване в харвардската бизнес – школа. Днес намира все по – широко приложение при обучението на мениджърите. Самият метод се състои в това всеки от участниците да бъде запознат с предварително описан и характерен за организацията проблем и след това индивидуално и групово се предлагат алтернативни решения и се избира най – правилното от тях. Основната цел на този метод е да се усъвършенстват уменията за решаване на проблеми. Работата на групи дава възможност участниците да се запознаят с някои аспекти на груповата динамика и с процеса на групово решаване на проблеми
в) центрове за оценяване – те са не само средство за селекция на персонал, но и метод за обучение на управленски кадри. Група мениджъри работят по определен проблем в рамките на 1 – 2 дена, като в същото време се наблюдават и оценява от специалисти по селекция. Най – често се анализират тези качества, които са особено важни за конкретната работа на всеки от тях – писмени комуникационни умения, способности за планиране и вземане на решения и други. Всички тези качества се оценяват чрез делови игри, интервюта, дискусии и прочие. Когато упражнението приключи, участниците получават подробна информация за тяхното представяне и за нуждите им от по – нататъшно усъвършенстване и развитие
г) членство в професионални организации – то може да бъде разглеждано като един неформален начин за получаване на актуална информация между участниците, изслушват се специалисти и експерти. Много организации насърчават своите мениджъри да членуват в професионални организации, като обикновено компанията плаща членския внос и таксите за участие в различни мероприятия – конференции, семинари, конгреси и др.
д) моделиране на поведението (често съчетано с обучение по въпросите на взаимните връзки между човешкото поведение и емоциите – sensitivity training). Това е съвременен метод за обучение, който е насочен към усъвършенстване на междуличностните умения на мениджърите. В рамките на няколко учебни часа те се научават да се справят с традиционни проблеми в техните структурни звена – ниска трудова мотивация, безпричинни отсъствия, липса на интерес към извършваната работа от страна на работниците и други.
Този тип обучение обикновено протича през следните етапи :
1. Всички участници се запознават с проблема и неговите теоретични аспекти
2. Дава илюстрация на правилния практически подход за решаване на проблема и какво трябва да бъде ефективното поведение на мениджъра, като често това става чрез видеопрожекция на подходящ материал.
3. Обучаваните дискутират видяното и обсъждат поведението на мениджъра в процеса на решаване на проблема
4. Чрез подходяща игра на роли обучаваните се упражняват да изпълняват желаното поведение, а през това време преподавателят или подбрани участници от групата ги наблюдават
5. Провежда се дискусия, като всеки от участниците получава обратна информация и оценка на своето поведение по време на играта
Методите на обучение с откъсване от работата според Маргарита Атанасова , се характеризират с редица предимства :
- осигуряват едновременното обучение на голяма група участници
- обучаващите са добри специалисти в преподаването на съответните знания и умения, а не са просто добри изпълнители на съответните трудови задължения
- обучението с откъсване от работата обикновено се осъществява при по – добра организация
- обучението се провежда без страх от възможни грешки, които биха могли да повредят работното оборудване и материали
- осигурява се възможност малките компании да обучават своя персонал без да разходват огромни ресурси за поддържане на специализиран отдел по обучение
Обучението с откъсване от работата има обаче два основни недостатъка :
- обучаваните не осъществяват своите трудови задължения и това натоварва допълнително разходите на програмата за обучение
- съществува възможност за разкъсване на връзката между обучението и конкретната работа на участниците, които са относително многобройна разнородна група и е трудно обучаващият да адаптира материала към специфичните нужди на всеки от тях.
4. Подбор на подходящи обучаващи (преподаватели)
Необходимо е, когато се прави конкретният избор на методи за обучение не само да се отчитат техните предимства и недостатъци, но и да се съобразяват със способността на обучаващите, което налага внимателен подбор на подходящи обучаващи. Според проф. д-р. ик. н. Димитър Шопов и доктор по икономика Маргарита Атанасова при този компонент от дейността по проектиране и организиране на програмите за обучение се подбират външни и вътрешни за организацията обучаващи, които ще се използват при различни форми на обучение на персонала. Тук се представя информация за обучаващите, които организацията използва за различни програми за обучение – със и без откъсване от работа.
Въпросът с подбора на подходящи обучаващи според доктор по икономика Маргарита Атанасова е тясно свързан с въпроса за способностите на обучаващите, а също и със задълбоченото познаване на процеса на учене и неговите принципи.
Съвременното обучение на персонала предявява специфични изисквания към обучаващия (независимо дали той ще е опитен колега, прекият ръководител, вътрешноведомствен специалист, външен преподаватели др.), като например :
1) Да се стреми да свързва дейността по усъвършенстване на знанията, уменията и нагласите на заетите със стратегията на организацията. Постигането на стратегическите организационни цели зависи от навременното усвояване на : нови технологии, на нови способности на работниците, на нови форми на организацията на производството на труда, на ново разбиране на управленската практика, на новите връзки между доставчици и клиенти. Всеки обучаващ трябва да разбира, че проблемите не се решават само и единствено чрез обучението на персонала. а чрез свързването на този процес с всички други дейности в организацията
2) Да насочва обучението към по – пълно оползотворяване на комплексните възможности на кадрите, на тяхната психика, емоционална и интелектуална сила. Във връзка с това обучаващият трябва да усъвършенства не само технически знания и умения, но и нагласите и манталитета на обучаваните.
3) Обучаващият трябва да усъвършенства способността на обучаваните да се учат.
4) Да свързва ученето с труда и труда с ученето, да ориентира обучението към конкретната работа, за да е по – ефективен процесът като цяло.
В резултат на тези акценти в дейността на обучаващия се формират четири основни групи изисквания към неговите качества :
1) Знания и технически умения в съответната професия, в която се провежда обучението
2) Трудов опит по проблемите, които се преподават
3) Способности в областта на обучението на възрастни, като се има предвид, че възрастните научават по – бързо чрез активно участие и практически упражнения
4) Способности в областта на управленското консултиране и умения да се анализира и оценява дейността на организацията и да се предлагат решения на проблемите.
Комплексното развитие на тези качества е основен фактор за осъществяване на многостранната роля на обучаващия, една част от която се свързва със задълбоченото познаване на процеса на учене и неговите принципи.
Процесът на учене започва от личен опит, от сблъскване с конкретен факт и/или събитие. След това преминава през стадия на анализиране и търсене на по – дълбоката същност на фактите и събитията. На следващия етап човек открива връзките и взаимовръзките между събитията, между фактите, обобщава ги, формира теории и модели, понятия и категории, които обясняват събитията. В заключителния стадии се преминава към практическа проверка на тези понятия и правила, при което се стига до тяхното потвърждаване или отхвърляне.
Преобладаващата част от хората проявяват предпочитание да учат по – лесно и бързо чрез един от тези четири стадия. На тази основа се формират известните четири основни стила на учене, които трябва да се познават от преподавателя.
Хората, които се причисляват към първия стил (съответстващ на първия стадии от цикъла) предпочитат да учат чрез активно участие в конкретни дейности и непрекъснато взаимодействие и обмяна на информация с околните.
При хората, които се характеризират с преобладаващо аналитичен стил на учене, също са необходими наблюдения на практически събития, но тук се отделя време за самостоятелно осмисляне, анализиране, четене и търсене на данни.
Теоретичният стил на учене съответства на третия стадии и предполага предпочитания към търпеливо изслушване на сложни аргументирани идеи и теории, които в последствие се подлагат на допълнително осмисляне, обобщаване и преценка.
Хората, които могат да се причислят към групата на прагматиците (съответстваща на четвъртия стадии) учат по – лесно и бързо, когато преподаваната материя има ясна връзка с практиката и може директно да се провери нейната приложимост.
Трябва да се отбележи обаче, че на практика едва ли има човек, който да е идеален представител на някоя от тези групи, но в преобладаващата част от случаите хората имат склонност към един от очертаните стилове. Това има голямо значение за ефективната дейност на обучаващия (преподавателя), който трябва последователно да преминава и през четирите стадия на ученето, така че да помогне на всички участници в курса да усвоят съответния материал.
За обучаващия е важно също така и да е запознат с принципите на обучението, т.е. със системата от правила, които трябва да се спазват в процеса на обучение, които са следните :
1) Обучаващите трябва да са мотивирани да участват в обучението и да учат. Това е важно, доколкото мотивацията може да влияе на целенасочените действия на обучаващия, а също така тя влияе и върху обучавания. Ето защо всички участници трябва да се запознаят с целите на обучението и по какъв начин то може да допринесе за постигане на техните индивидуални задачи и цели. Желателно е участниците да бъдат въвлечени в етапа на проектиране на програмата, защото по този начин от една страна се отговаря по – пълно на действителните им нужди от знания и умения, а от друга страна се печели тяхната заинтересованост и съпричастност към обучението
2) Обучаваните трябва да участват активно в процеса на обучението. Това налага разумен подбор на подходящи методи и техники за обучение, които дават възможност за директно въвличане на участниците в дискусии и делови игри
3) Обучаваните трябва да имат обратна информация за това колко добре са овладели материала посредством периодична оценка. Така се отбелязват някои грешки в наученото, повишава се мотивацията на обучаваните като се насърчават положените усилия, осъществява се връзка между обучаваните и обучаващите
4) Учебният материал трябва да е систематизиран така, че да се избягват неясноти и противоречия
5) Обучението трябва да се провежда чрез системни повторения и практически упражнения. Това улеснява учебния процес и поддържа мотивацията на участниците
6) Учебният материал да има практическа приложимост в реалната работна среда
7) Обучението трябва да се съобразява със специфичните особености (възраст, образователна подготовка и професионална квалификация, длъжност, стил на учене и др.) на участниците. Обучаващият трябва да умее да определи особеностите на участниците и по този начин да повиши ефективността на обучението. Това оказва влияние както върху проектирането на съдържанието на програмата, така и върху избора на подходящи методи за обучение.
5. Осигуряване и организиране на ресурси за обучението
Според проф. д-р. ик. н. Димитър Шопов и доктор по икономика Маргарита Атанасова проектирането и организирането на програмите за обучение трябва да се съобразява с ресурсите, които са необходими за възнаграждения на обучаващите, за осигуряване на учебната база, за учебни материали, за възнаграждения на участниците, които не изпълняват своите трудови задължения през времетраенето на програмата и др.
Организирането на програмите за обучение следователно може да бъде дефинирано като процес на съчетаване и съединяване на обучавани, обучаващи и материално – техническа база и средства по определен начин, на определено място и време.
При осигуряването и организирането на ресурсите за обучението не е оправдано за организацията разходите за тях да надвишават значително ползите, които се очаква да бъдат получени. Ето защо е необходим внимателен анализ и контрол.
3. По отношение на третия етап – оценяване на ефективността на обучението – това е заключителен етап, чиято важност се изразява във възможността да се определят постигнатите ползи от обучението, да се обосноват на фона на тези ползи съответно направените от организацията разходи за него, да се открият силните и слабите страни от проведеното обучение, да се установи поведението на обучаваните след обучението (има ли промяна в знанията, уменията им и в тяхната мотивация или напротив) и др.
Според Маргарита Атанасова в теорията са известни различни подходи за оценяване на ефективността на обучението, които могат да се обобщят в три основни групи :
1) Анализ на "разходите и ползите”. При този подход се съпоставят финансовите разходи и ползи от обучението, като финансовите разходи се систематизират в няколко основни групи.
Тези разходи се съпоставят с паричната оценка на ползите от обучението, примерно :
- увеличаване на производителността на труда
- повишаване на качеството
- подобряване на използването на техническите средства
- намаляване а текучеството
- подобряване на взаимоотношенията с клиентите
- намаляване на загубите на работно време
- ограничаване на трудовите злополуки
В случаите, когато се провежда обучение на производствени работници тези показатели могат да се измерят преди и след програмата и да се направят необходимите сравнения.
Значително по – трудно е да се направят такива изчисления за ползите от обучението на мениджърския персонал.
2) Оценка на степента, в която са постигнати целите на обучението. Както вече беше посочено – крайната цел на обучението е да се разликата между действителното и желаното равнище на трудовото представяне на персонала. това се използва, за да се измери успехът на една програма. В тези случаи се сравнява трудовото представяне на участниците преди и след провеждане на обучаващата програма като се използват съответни показатели за него – за постигнати трудови резултати и демонстрирано трудово поведение. Разбира се, коректността на тази оценка зависи от това, доколко правилно са определени целите на обучението и в това отношение също се формират определени критики и към този подход за оценяване на ефективността на обучението
3) Четиристепенна оценка – създателят на този подход е професор Къркпатрик. Той предлага оценката да се провежда на четири равнища :
- оценяване на реакциите на участниците спрямо съдържанието и общата ефективност на програмата, при което се има предвид, че оценките отразяват и субективните виждания и предпочитания на хората
- оценяване на това, което са научили участниците в програмата, като се сравняват резултатите от тестовете на участниците преди и след обучението
- оценяване на промените в трудовото поведение на участниците, като се има предвид, че обучението в крайна сметка трябва да доведе до промени в поведението в конкретната работна среда
- оценяване на въздействието на проведеното обучение върху производителността на труда, качеството на произвежданите продукти и услуги, удовлетвореността от работата, равнището на текучеството, безпричинните отсъствия и др.
1. Когато се оценяват реакциите на участниците спрямо обучаващата програма, обикновено чрез стандартизиран въпросник се проучва тяхното мнение относно няколко основни области :
- връзка между учебната програма и тяхната длъжност и бъдеща кариера
- получени нови знания и умения
- способности на обучаващия да привлича и задържа интереса на участниците, да използва нагледни средства, да постига поставените цели в процеса на отделните методически единици
- степен на постигане на целите и задачите на програмата като цяло
- степен, в която участието в програмата съдейства за постигане на техните лични цели
2. Когато се оценява равнището на наученото от програмата се използват разнообразни инструменти, които могат да се проследят според основните задачи на обучаващите програми – промени в знанията, уменията и нагласите на изучаваните :
а) при оценяване на настъпилите промени в знанията обикновено се използват :
- форми на традиционен изпит, на който трябва да се развият няколко теми
- разнообразни тестове
б) при оценяване на промените в нагласите на участниците се използват най – често т. нар. "скали на смисловите различия”. Те са относително лесни за проектиране и провеждане. Всеки участник трябва да съпоставя двойки думи и да посочва степента, в която те отразяват неговото мнение. Друга широко използвана техника за оценяване на промяната в нагласите е методът на сравненията по двойки (работниците/служителите оценяват относителната важност на отделните елементи на своята работа, като правят сравнения по двойки и поставят съответна буква – индикатор на дейността, която е по – важна).
в) при оценяване на промените в уменията на участниците се прилагат техники, които са обобщени в две основни групи – за ръчни умения, които се свързват с производствените работници и за социални умения, които се свързват с управленския персонал.
3. Когато се оценяват промените в трудовото поведение за обучаваните най – често се използват методите на пряко и непряко наблюдение и самооценката. При прякото наблюдение през целия работен ден или част от него трудовото поведение на съответния обучаван се наблюдава, което е относително трудоемко. При непрекъснато наблюдение се провеждат разговори с хора, които могат да дадат информация за трудовото поведение на обучавания – неговия пряк ръководител, колеги, подчинени. При самооценката всеки участник отговаря в свободна форма на въпроса "Според Вас ще промените ли с нещо своята дейност след този курс? В кои аспекти ще са промените?”
4. При оценка на резултатите от обучението на организационно равнище се анализира промяната на редица показатели, които отразяват трудовите резултати на участниците в обучението – производителност на труда, качество на произвежданите продукти и услуги, текучество, безпричинни отсъствия, трудови злополуки и други. Трябва да се има предвид, че промените в тези показатели не бива да се обясняват само и единствено с резултатите от обучението, защото те отразяват влиянието на серия фактори, сред които е и обучението, но тези промени доказват, че и обучението има принос в крайните общи резултати на организацията. В процеса на оценяване на тези показатели преди и след обучението може да се проведат разговори – интервюта както с участниците в съответния курс, така и с техните преки ръководители и да се откриват редица бариери, които пречат за практическото приложение на наученото от съответните програми. Възможно е една от причините за това да са някои слабости в системата за стимулиране, която не насърчава приложението на новите знания и умения в съответната организация.
Оценката на обучението на организационно равнище изисква да се анализират ползите и разходите, които са свързани с обучението. Целта е да се определи дали финансовите ползи от обучението са достатъчни с оглед направените разходи. При оценка на обучението на организационно равнище се изследват и настъпилите промени в организационния климат, особено ако програмата е насочена към промени в нагласите на участниците. Като обобщение на всичко казано дотук може да се изтъкне, че обучението на персонала е дейност от особено голяма важност както за всяка една организация, така и за заетите в нея.
Както вече беше посочено, обучението на персонала, когато е осмислено, планирано и правилно проведено, е от огромна полза за организацията, защото й осигурява работници и служители, които в резултат от обучението придобиват точно онези знания, умения и нагласи, от които тя се нуждае, за да постигне своите организационни цели.
Трябва също така да се подчертае, че професионално проведеното обучение на персонала не е дейност, която е напълно откъсната от цялостната дейност на организацията и в този смисъл обучението може да намали в известна степен при равни други условия текучеството, безпричинните отсъствия, трудовите злополуки и други и да подобри производителността на труда, качеството на произведените продукти и услуги и др., а това са желани ползи от всяка една организация.
Автор: Людмила Боянова
